Zbuduj schemat organizacyjny w Visio 2010

W dzisiejszych czasach próbując zarządzać firmą, bardzo ważne jest posiadanie schematu organizacyjnego, aby wszystko było możliwe do zarządzania. Tutaj pokażemy, jak zbudować taki w Visio 2010.

Ten artykuł gościnny został napisany przez naszych przyjaciół z Office 2010 Club.

Potrzeba schematów organizacyjnych



Konieczność tworzenia schematów organizacyjnych staje się w dzisiejszych czasach nieodzowna, ponieważ firmy zaczynają koncentrować się na zatrudnianiu na szeroką skalę w celu uzyskania dalekosiężnej dostępności, zwiększenia produktywności i ukierunkowania na różne rynki. Biorąc pod uwagę tę rygorystyczną zmianę, stworzenie schematu organizacyjnego może pomóc interesariuszom w łatwym zrozumieniu stale rosnącej struktury i hierarchii organizacji. Pokazuje podstawową strukturę organizacji wraz z określeniem relacji pomiędzy pracownikami pracującymi w różnych działach.

Na szczęście Microsoft Visio 2010 oferuje łatwy sposób tworzenia schematu organizacyjnego. Tak jak dotychczas, do określenia struktury działów wraz z możliwą komunikacją wykorzystano ortodoksyjne sposoby wyliczania hierarchii organizacyjnej, w tym m.in. komunikacja pozioma i pionowa. Aby przekształcić te listy, które definiują strukturę organizacyjną, w szczegółowy wykres, Visio 2010 zawiera dodatek do importowania arkusza kalkulacyjnego Excel, który jest przydatny do wyciągania danych z arkusza kalkulacyjnego w celu utworzenia schematu organizacyjnego.

Co ważne, nie musisz zagłębiać się w labirynt definiowania hierarchii organizacyjnych i struktury kredy, ponieważ wystarczy określić nagłówki kolumn i wierszy, wraz z danymi, które musisz zaimportować, a to automatycznie utworzy definicję wykresu; hierarchie organizacyjne z określonymi referencjami każdego pracownika, skategoryzowane w odpowiednich działach.

Tworzenie schematów organizacyjnych w Visio 2010

Na początek stworzyliśmy arkusz kalkulacyjny Excel zawierający pola, Imię i Nazwisko, Przełożony, Wyznaczenie, Dział i Telefon. Pole Nazwa zawiera nazwiska wszystkich pracowników pracujących w różnych działach, natomiast pole Przełożony zawiera nazwiska przełożonych lub kierowników zespołów. To pole jest niezbędne do tworzenia schematu organizacyjnego, ponieważ określa podstawową strukturę i hierarchię wykresu.

wykres-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 1

Teraz uruchom Visio 2010, przejdź do zakładki Widok, w menu Dodatki, w opcjach biznesowych, kliknij Kreator schematów organizacyjnych.

wykres-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 2

Spowoduje to uruchomienie Kreatora schematów organizacyjnych, w pierwszym kroku włącz informacje, które są już zapisane w pliku lub bazie danych, i kliknij Dalej.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 3

Ponieważ importujemy arkusz Excel, wybierz drugą opcję importowania arkusza Excel.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 4

Określ ścieżkę pliku Excel i kliknij Dalej, aby kontynuować.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 5

W tym kroku musisz określić pola, które faktycznie definiują strukturę organizacji. W naszym przypadku są to pola Name & Supervisor. Po określeniu pól kliknij Dalej, aby kontynuować.

wykres-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 6

Schemat organizacyjny służy przede wszystkim do pokazania hierarchii działów/pracowników pracujących w organizacji wraz z tym, jak są ze sobą powiązani i kto kogo nadzoruje. Biorąc to pod uwagę, w tym kroku pominiemy pole Supervisor, ponieważ jego włączenie nie byłoby konieczne, ponieważ Visio automatycznie wykreśla podstawową strukturę zdefiniowaną w arkuszu Excel. Dodaj pozostałe pola w kategorii Wyświetlane pola i kliknij Dalej.

wykres-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 7

Teraz wybierz pola, które chcesz uwzględnić w kształtach schematu organizacyjnego i kliknij Dalej.

wykres-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 8

Ten krok polega na podzieleniu wykresu na wiele stron, jeśli masz do czynienia z ponad 100 pracownikami, możesz określić liczbę stron, na których zostanie wyświetlony schemat organizacyjny. Ale w naszym przypadku mamy do czynienia ze znacznie mniejszą ilością danych, więc umożliwimy kreatorowi automatyczne rozbicie mojego schematu organizacyjnego na różne strony. Podaj nazwę, którą chcesz pokazać na górze strony. Jeśli masz mniej niż 20 hierarchii, wprowadź nazwisko pracownika o najwyższej randze w organizacji i kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć działanie kreatora.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 9

Natychmiast utworzy schemat organizacyjny z określonego arkusza kalkulacyjnego Excel. Najwyżej sklasyfikowany pracownik zostanie wyświetlony na górze schematu organizacyjnego, nadzorując różnych pracowników z różnych działów. Jak pokazano poniżej, jego bezpośredni podwładni dalej zarządzają innymi pracownikami i tak dalej.

Aby uzyskać zaawansowane dostosowania, przejdź do zakładki Schemat organizacyjny, tutaj znajdziesz różne grupy do konfiguracji hierarchii schematu organizacyjnego i zarządzania stanowiskami innych pracowników. W grupie Arrange można zmieniać układ kształtów, co zapewnia łatwą nawigację po wykresie. Możesz także zmienić typ stanowiska i ukryć podwładnych wybranego pracownika.

Z grupy Obraz możesz wstawić obraz pracowników, działów itp. Z grupy synchronizacji masz możliwość utworzenia zsynchronizowanej kopii i rozwinięcia podwładnych wybranego pracownika. W grupie Dane organizacji możesz zmienić cały układ schematu organizacyjnego z opcji wyświetlania, w tym; wyświetlanie kształtu, wyświetlanie dzielnika, włączanie/wyłączanie importowanych pól, zmiana położenia bloku, wypełnienie kolorami itp.

Jeśli w dowolnym momencie musisz wstawić nowe stanowisko lub ogłosić wakat, szablon schematu organizacyjnego jest zawsze dostępny na lewym pasku bocznym. Przeciągnij żądany kształt Schemat organizacyjny na stronę głównego diagramu, aby zachować integralność struktury, tj. Aby wstawić podwładnych dla konkretnego pracownika, przeciągnij kształt stanowiska na istniejące pole kształtu pracownika.

Na przykład dodaliśmy konsultanta w organizacji, który jest bezpośrednio pod dyrektorem generalnym, aby go utrzymać, przeciągnęliśmy pole Konsultant i po prostu umieściliśmy je na polu prezesa, aby uzyskać natychmiastowe stanowisko podwładne.

Dodanie szczegółów do nowej pozycji to pestka, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy pole nowej pozycji i kliknąć Właściwości.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 zdjęcie 13

Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Dane kształtu, rozpoczęcie wypełniania wszystkich istotnych informacji i kliknięcie OK.

schemat-zbudowania-organizacji-w-visio-2010 fot. 14

Tutaj możesz zobaczyć, że nowo utworzona pozycja jest łatwo wypełniana wszystkimi określonymi informacjami. Teraz rozszerzenie schematu organizacyjnego nie wymaga już utrzymywania długich list. W zakładce Projekt możesz również wypróbować różne projekty i układy na schemacie organizacyjnym, aby wyglądał bardziej ekstrawagancko i profesjonalnie.

Wniosek

Schemat organizacyjny to świetny sposób na pokazanie szczegółowych hierarchii organizacyjnych; ze zdefiniowanymi referencjami pracowników, strukturą działów, nowymi wakacjami, nowo zatrudnionymi pracownikami, ostatnio dodanymi działami, a co najważniejsze, pokazuje najwygodniejszy sposób interakcji między różnymi działami i pracownikami itp.

Więcej opowieści

Ustaw system Windows aplikacji na Zawsze bądź na wierzchu

Czasami masz małą aplikację lub inne oprogramowanie, które chcesz zachować na szczycie, ale jak utrzymać je na wierzchu bez większego wysiłku? Jeśli brzmi to jak twoja sytuacja, możesz rzucić okiem na OnTop.

Zabawa na pulpicie: Wodospady Kolekcja tapet Seria 1

Czy wodospady przypominają Ci egzotyczne miejsca lub spokojne miejsca z dala od codziennego stresu? Wtedy na pewno zechcesz przejrzeć pierwszą z naszej serii kolekcji tapet Wodospady.

Odkryj, co napędza Twoje ulubione strony internetowe

Czy zastanawiałeś się kiedyś, czy odwiedzana witryna jest obsługiwana przez WordPress, czy też aplikacja internetowa, której używasz, jest oparta na Ruby on Rails? Dzięki tym rozszerzeniom dla Google Chrome już nigdy nie będziesz musiał się zastanawiać.

Rób migawki swoich ulubionych scen filmowych w VLC

Czy kiedykolwiek chciałeś zrobić zrzut ekranu swojej ulubionej sceny telewizyjnej lub filmowej? Dzisiaj pokażemy, jak to zrobić za pomocą VLC Media Player.

Zintegruj Nitro PDF Reader z Windows 7

Czy chciałbyś lekki czytnik PDF, który dobrze integruje się z pakietem Office i Windows 7? Tutaj przyjrzymy się nowemu Nitro PDF Reader, ładnej przeglądarce PDF, która pozwala również tworzyć i oznaczać pliki PDF.

Utwórz skrót, aby wprowadzić komputer z systemem Windows w stan hibernacji

Przełączenie komputera z systemem Windows w tryb hibernacji umożliwia oszczędzanie energii i szybki dostęp do pulpitu, gdy jest to potrzebne. Tutaj pokazujemy, jak utworzyć skrót, aby szybko wprowadzić komputer w tryb hibernacji.

Piątkowa zabawa: budowanie Blasterów 2

Po całym tygodniu zajmowania się niepotrzebnymi arkuszami kalkulacyjnymi i raportami TPS, nadszedł czas na marnowanie czasu na grę we flashu. Dzisiaj przyjrzymy się Building Blasters 2, w którym strategicznie umieszczasz materiały wybuchowe, aby niszczyć struktury.

Wyłącz podgląd miniatur Opery na pasku zadań systemu Windows 7

Jeśli jesteś jedną z osób, które nie dbają o podgląd miniatur na pasku zadań w systemie Windows 7, mamy szybki i łatwy sposób na ich wyłączenie w przeglądarce Opera.

Dodaj sprawdzanie pisowni do ulubionych aplikacji Windows

Niektóre, ale nie wszystkie aplikacje systemu Windows mają wbudowane funkcje sprawdzania pisowni. Jeśli chcesz dodać sprawdzanie pisowni do wszystkich swoich aplikacji (lub wybranej grupy), dołącz do nas, gdy spojrzymy na tinySpell.

Oznacz wiadomości jako przeczytane w okienku odczytu programu Outlook 2010

Czy kiedykolwiek denerwujesz się, że Outlook 2010 nie oznacza wiadomości jako przeczytanych, gdy tylko klikniesz i wyświetlisz je w okienku odczytu? Tutaj pokazujemy, jak sprawić, by Outlook oznaczył je jako przeczytane, gdy tylko zostaną otwarte.